لفترة طويلة، واجهت إدارة الأرشيف في الصين مشاكل مثل الأرشيفات المتناثرة وغير المنظمة والمختلطة والكمية الكبيرة والمحفوظات المعزولة، والتي فشلت إلى حد كبير في تلبية متطلبات المجتمع من الأرشيفات المركزية والمنهجية وعالية الجودة والمتخصصة. يحتاج أمناء الأرشيف بشكل عاجل إلى طريقة حديثة لإدارة الأرشيف لتلبية الاحتياجات الاجتماعية المتزايدة. منذ آلاف السنين من تاريخ إدارة الأرشيف، تطورت إدارة الأرشيف من أنظمة غير مستقلة إلى أنظمة مستقلة، ومن الإدارة البسيطة إلى الإدارة المعقدة، ومن الإدارة التجريبية إلى الإدارة العلمية، ومن الإدارة اليدوية إلى إدارة الكمبيوتر، ومن الأنظمة المغلقة إلى الأنظمة المفتوحة. في عام 2017، بسبب التطوير المستمر للتقنيات الأساسية مثل تقنية RFID، وإنترنت الأشياء، والتعرف البصري، وتحليل البيانات الضخمة، بدأ سوق التجزئة غير المأهولة في الصين في الارتفاع، مما دفع الترقية المستمرة لصناعة حاويات التجزئة الذكية في الصين. وفي الوقت نفسه، جعلت الناس أيضًا على دراية بمزايا تقنية RFID في الإدارة وانتشرت بسرعة إلى مختلف الصناعات، ومن بينها أرشيف الكتب أحد أهم المجالات. وفقًا لبحثنا، في عام 2022، شهدت كبرى شركات الأجهزة الذكية معدل نمو يزيد عن 200% في حجم شحن خزائن الملفات الذكية RFID. علاوة على ذلك، فإن معدل الاختراق الحالي لخزائن الملفات الذكية RFID يبلغ 4٪ فقط، وهناك إمكانات تطوير هائلة.

2. عملية التقديم

إدخال خزانة الأرشيف: سيقوم الموظفون بإرفاق علامات RFID الإلكترونية بحقيبة الأرشيف أو الكتاب، وتخزين المعلومات الأساسية وسجلات الإرجاع الخاصة بالأرشيف أو الكتاب في علامة RFID الإلكترونية.

إعارة الأرشيف: يمكن للمستلم التعرف على نفسه عن طريق تمرير بطاقته أو وجهه، وبعد الدخول إلى النظام، يمكنه فتح باب الخزانة لإعارة ملفاته أو كتبه. بعد الانتهاء، سيقوم النظام تلقائيًا بفحص والتحقق من أسماء الملفات أو الكتب التي تم استلامها. وهو يدعم استعارة كتب متعددة في وقت واحد، ويمكن تجهيزه بالتعرف على الوجه، ومسح رمز الاستجابة السريعة، وبطاقة الهوية، وبطاقة القارئ، وما إلى ذلك.

عودة الأرشيف: يمكن لموظفي أداة الإرجاع التعرف على أنفسهم عن طريق تمرير البطاقات، والتعرف على الوجه، وما إلى ذلك. وبعد الدخول إلى النظام، يمكنهم فتح باب الخزانة لإعادة الأرشيف أو الكتاب. بعد الانتهاء، سيقوم النظام تلقائيًا بفحص الأرشيف أو الكتاب المرتجع والتحقق منه.

جرد الأرشيف: يمكن لـ RFID تسجيل الدخول والخروج من الأرشيفات أو الكتب تلقائيًا فقط، ويمكنه إنشاء تقارير إدارية متنوعة في الوقت الفعلي.

3. مزايا التطبيق

بالمقارنة مع خزائن الملفات التقليدية، تتمتع الخزانات الذكية RFID بالمزايا التالية:

l الإدارة الآلية: يمكن لخزانات الأرشيف الذكية RFID تحقيق التعرف التلقائي على المحفوظات وتصنيفها وتخزينها وإدارتها من خلال تقنية RFID، مما يقلل من التدخل اليدوي ويحسن كفاءة ودقة إدارة الأرشيف.

ل المراقبة في الوقت الحقيقي: يمكن لخزانات الأرشيف الذكية RFID مراقبة حالة الأرشيف وموقعه في الوقت الفعلي، مما يجعل من السهل على موظفي الإدارة فهم حالة الأرشيف في أي وقت، ومعالجتها وتخصيصها في الوقت المناسب.

l الأمان العالي: تعتمد خزانة الأرشيف الذكية RFID تدابير أمنية متقدمة مثل التعرف على بصمات الأصابع، وحماية كلمة المرور، وما إلى ذلك، والتي يمكن أن تمنع بشكل فعال الاستحواذ غير القانوني أو التلاعب بالأرشيف.

l إمكانية التتبع القوية: يمكن لخزانات الملفات الذكية RFID تسجيل المعلومات مثل موقع التخزين وتاريخ الاقتراض لكل ملف، مما يجعل من السهل على موظفي الإدارة تتبعه وإدارته