ذكرت كلية الطب بجامعة هارفارد (HMS) أنه منذ إطلاق حل RFID لإدارة أصولها البالغ عددها 4300 ، تم تقليل وقت مخزون أصول الكلية بنسبة 75٪ ، بينما تتمتع في نفس الوقت بمزيد من الوضوح في موقع الأصول عالية القيمة ويضمن سهولة العثور عليها أثناء عمليات التدقيق الحكومية.

يتم توفير هذه المجموعة من حلول RFID بواسطة RadiantRFID ، وتتكون من علامات RFID UHF السلبية تم إلحاق 1128 قارئًا محمولًا بالأصول من شركة Technology Solutions (UK) Ltd. وتطبيقات الويب المشعة لتخزين البيانات وإدارتها. سيتم تحميل معلومات إدارة الأصول المستندة إلى RFID إلى نظام Oracle الأصول الثابتة (OFA) بكلية الطب بجامعة هارفارد.

تمتلك كلية الطب بجامعة هارفارد ما يقرب من 4300 من الأصول عالية القيمة في أصولها الثابتة البالغ عددها 15000 ، بما في ذلك الخوادم والحاضنات والمجمدات الطبية وأجهزة الطرد المركزي والمجاهر لأبحاث الحمض النووي وأجهزة التدوير الحرارية. قدم جيف ديسياشيو ، مدير المشتريات الإستراتيجية للكلية ، عملية النشر الناجحة.

كلية الطب بجامعة هارفارد

تم شراء ما يقرب من نصف هذه الأصول بأموال خارجية ، بما في ذلك المنح والعقود الممولة من الحكومة ، والمدرسة مسؤولة عن ضمان أن هذه الأصول مضمونة. لضمان ذلك ، تقدم كلية الطب بجامعة هارفارد تقرير تدقيق إلى برايس ووترهاوس مرة واحدة سنويًا وتجري جردًا داخليًا للأصول. قال دي كياجيو: "يجب أن نعتني جيدًا بالأصول التي نستخدمها ونشتريها من أجل البحث".

قبل نشر RFID ، استخدمت كلية الطب بجامعة هارفارد العمالة اليدوية لإجراء جرد الأصول. عادةً ما يتم إدخال كل أصل في النظام الأساسي Oracle Asset Workbench وتعيين ملصق رمز شريطي مطبوع. برفقة المحللين الماليين للأصول الثابتة و Di Qiaggio ، حمل مديرو عمليات البحث (ROM) جدول بيانات Microsoft Excel وتصفحوا كل قسم أو مختبر للعثور على الأصول. لكل قسم أو مختبر رقم تسلسلي فريد.

نظرًا لعدم توفر ماسح ضوئي للرموز الشريطية ، فإنهم يستخدمون أعينهم لتأكيد البيانات ومقارنتها بالمعلومات الموجودة في الغرفة المحددة في جدول البيانات وكتابة الملاحظات أو تسجيل الاختلافات.

إذا واجهوا أي علامات أصول غير مدرجة في جدول البيانات ، فيجب عليهم البحث عنها في نظام OFA على الكمبيوتر لتحديد القسم الذي تنتمي إليه هذه الأصول. ثم أدخل نتيجة جرد الأصول يدويًا وقم بتحميلها إلى OFA. هذه ليست عملية تستغرق وقتًا طويلاً فحسب ، ولكنها قد تسبب أيضًا ضررًا لتلك الأصول عالية القيمة. على سبيل المثال ، أدرج قسم علم الأعصاب في كلية الطب بجامعة هارفارد أكثر من 800 أصل في جدول بيانات مكون من 16 صفحة.

سيعقد Di Qiaggio اجتماعات حول الأصول مع مديري الأصول الإداريين ، ويرافق فريق بحث الأصول من خلال المختبر ويساعدهم في جرد الأصول. تستغرق هذه العملية ساعتين في المتوسط ​​للعثور على 50 أصلًا. قال دي كياجيو: "مثل هذه العمليات اليدوية غير فعالة وغير مستدامة لأن أصول المدرسة تزيد بنحو 1000 عنصر كل عام. في ضوء ذلك ، يتعين علينا اتخاذ إجراءات لإيجاد بدائل".

لذلك ، قدمت كلية الطب بجامعة هارفارد مناقصة لمدة شهرين لحلول الأتمتة في صيف عام 2017 ، ثم قامت بتقييم العطاءات وإجراء مناقصة ثانية قبل منح العقد. بعد اختيار حل Radiant ، بدأت الكلية تجارب ميدانية في كليتين شاركتا طوعًا في الاختبار: علم الأحياء الخلوي ومشروع هارفارد للعلوم العلاجية. تتغلب كلية الطب على تحديات القراءة المتقاطعة في تركيب القراء لضمان عدم التقاطهم من قبل الغرف المجاورة.

تم إطلاق هذا الحل لاحقًا في يوليو 2018 ، وبعد ذلك استغرقت كلية الطب بجامعة هارفارد 18 شهرًا لإعادة تسمية الأصول الحالية والأصول المستلمة حديثًا بعلامات RFID. سيتم ربط هذه العلامات المطلوبة مسبقًا بأصول محددة ، وسيتم أيضًا ربط كل علامة والأصول المرتبطة بها بغرفة معينة. يأتي حل Virtual Asset Tracker (VAT) المستند إلى السحابة من Radiant مع تطبيق للهاتف المحمول يسمى VAT2Go.

عندما يبدأ الموظفون في العد ، سيستخدمون VAT2Go الذي يعمل على iPhone ، ويدخلون المبنى والغرفة التي يدخلونها ، ويمسحون الرمز الشريطي ويقرأون علامة RFID. بعد قراءة العلامات ، يمكنهم عرض النتائج في التطبيق للتأكد من أن جميع الأصول موجودة في المواقع الصحيحة ، بالإضافة إلى الأصول المفقودة والإضافية في الغرفة. تتم مزامنة هذه النتائج مع تطبيق VAT2Go عبر الإنترنت ، ويمكن للمستخدمين تنزيلها وإنشاء التقارير وتحميلها إلى OFA (لا يزال OFA هو نظام سجل الأصول الثابتة لكلية الطب بجامعة هارفارد).

قال Di Qiaggio: "يتيح لنا تطبيق الويب هذا إجراء تغييرات فردية أو واسعة النطاق عن طريق التحميل أو يدويًا ، مثل إعادة تخصيص الأصول إلى موقع آخر." يمكن أيضًا استخدام كلية الطب بجامعة هارفارد حلول RFID لإلغاء OFA بعض الأصول في نظام ضريبة القيمة المضافة وإزالتها من نظام ضريبة القيمة المضافة. تشمل مزايا إدارة RFID جردًا أكثر دقة وكفاءة للأصول ، مما يعني أن ROM ومديري الأصول لا يضطرون إلى مقاطعة أبحاث الأصول الخاصة بهم عند إجراء جرد معهم. كما أن عملية جرد الأصول الفعلية أقل تدميراً من العملية اليدوية.

واجه نشر هذه التكنولوجيا أيضًا بعض التقلبات والمنعطفات ، ويمثل التمويل تحديًا مهمًا لإبطاء عملية المشروع. ترك بعض الأعضاء المشروع وانتقلوا إلى وظائف أخرى ، وتسبب وباء COVID-19 في إغلاق المدرسة في مارس 2020 ، مما سمح فقط للموظفين الضروريين بالدخول. في الواقع ، لم يتمكن Di Qiaggio نفسه من الوصول إلى مكان الحادث ، لذلك أرسل العلامة إلى Sophia Xu ، المحللة المالية للأصول الثابتة في كلية الطب بجامعة هارفارد ، والتي يمكنها الاستمرار في تحديد الأصول وعدّها وتحديثها في الحرم الجامعي.

قال دي كياجيو إنه منذ بدء تشغيل النظام ، أجرت المدرسة فقط جردًا للأصول بسبب الوباء. أي أن نتائج هذا الجرد تثبت أن نظام RFID يمكنه توفير الوقت. تتمثل إحدى مزايا RFID في أنه بغض النظر عما إذا كانت هذه الأصول تنتمي إلى قسم بيولوجيا الخلية أو قسم البيولوجيا العصبية أو حتى مدرسة أخرى في جامعة هارفارد في منطقة كامبريدج ، يمكن لـ RFID قراءة جميع الأصول الموجودة في الغرفة دون الحاجة إلى مقارنة الأصول معلومات عن كل قسم أو معمل.

لا يحتاج التدقيق الذي أجرته شركة PricewaterhouseCoopers إلى قراءة علامات RFID ، ولكن RFID يوفر دعم البيانات المطلوب للتدقيق حتى تتمكن المدرسة من العثور على أي أصول تم اختيارها للتدقيق والتأكد من أنها متاحة بسهولة عند وصول المدقق. اليوم ، يتضمن أيضًا عمليات تدقيق افتراضية في اجتماعات Microsoft Teams.

يأمل Di Qiaggio في أن تعود تقنية RFID بفوائد على تغييرات أخرى ، مثل تجديد المساحات المختبرية. يمكن لقارئ RFID مسح العناصر قبل تجديد الغرفة ، ثم المسح مرة أخرى عند نقل العناصر إلى الغرفة التي تم تجديدها حديثًا لمنع ضياع العناصر.

فائدة أخرى هي القدرة على استخدام القارئ للبحث عنه علامات RFID في وضع عداد جيجر لتحديد موقع الأصول المفقودة. تذكر دي كياجيو قراءة ملصق جهاز طرد مركزي مبرد غير مرئي في عام 2019 عن طريق الخطأ. في درج خشبي. إذا لم يكن هناك RFID ، فقد أعتقد أن هذا الأصل قد ضاع. سُرق أو تم التخلص منه. باستخدام RFID ، يمكنني رؤية الأصول غير الملموسة. "

بالإضافة إلى كلية الطب بجامعة هارفارد (HMS) ، يتم حاليًا تنفيذ أنظمة RFID أو استخدامها في كلية الآداب والعلوم (FAS) بجامعة هارفارد وكلية الهندسة والعلوم التطبيقية (SEAS) ومعهد Wyss (معهد Wyss). وفقًا لـ Diqiaggio ، أكملت Wyss وضع علامات RFID لجميع الأصول القديمة ، بينما تقوم FAS و SEAS الآن بوضع علامات على ما يقرب من 8000 أصل. يبلغ إجمالي عدد الكليات الأربع حوالي 100 مبنى ، ويحتوي كل مبنى على أصول.